Janka Hegemeister

Berlin – Mit Kommunikation zum Erfolg!

Zeitfallen: Jetzt nur noch schnell …

Installieren Sie die Eisenhower-App, um Ihren Zeitfallen zu entkommen.

Mein Tagesziel ist es heute, diesen Text über die Eisenhower-App zu schreiben. Das ist wichtig. Bevor ich anfange, schau ich schnell noch mal… HALT, ich bin schon dabei, in eine erste Zeitfalle zu tappen. Damit das nicht geschieht, habe ich in meinem Kopf die Eisenhower-App installiert. Die App fragt mich jetzt:

„Ist es wichtig, dass Du diesen Newsletter vor dem Schreiben liest? Brauchst Du diese Informationen, um den Artikel zu schreiben? Ist es wichtig, dass Du die Mail jetzt beantwortest? Was wäre anders, wenn Du das erst nach dem Schreiben des Artikels machst?“

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip hinterfragt in meinem Zeitmanagement jede Aufgabe nach ihrer aktuellen Wichtig- oder Dringlichkeit: Wichtig sind alle Tätigkeiten, die mich meinen kurzfristigen und langfristigen Zielen näherbringen. Dringend sind alle Aufgaben, die meine unmittelbare Aufmerksamkeit einfordern: Termingeschäfte, Deadlines, Krisen etc.

Im Zeitmanagement des Arbeitsalltags verdrängen die dringenden Aufgaben die wichtigen; besonders unsere langfristigen Ziele leiden darunter, weil wir sie immer wieder aufschieben. Kurzfristige Ziele, wie den heute zu schreibenden Artikel, werden erledigt, sobald eine Deadline ins Spiel kommt.

Moderne Zeitfallen

Ob mit oder ohne Deadline, viele von uns tappen in moderne Zeitfallen: Handy, Internet, Social Media, SMS- und E-Mail-Alerts fordern mit Signalen aggressiv unsere Aufmerksamkeit ein. Sie signalisieren eine Dringlichkeit, die genauer betrachtet nur selten vorhanden ist. Doch jede Unterbrechung lenkt vom eigentlichen Ziel, der momentan wichtigen Aufgabe ab. Der sogenannte Sägezahneffekt zerhackt die Konzentration: Nach jeder Unterbrechung brauchen wir erneut eine Anlaufphase, bis wir wieder konzentriert arbeiten können, und insgesamt verlängert sich so die Arbeitszeit oder die Aufgabe wird ‚mal wieder‘ nicht fertig.

Was hilft: Alerts und alle Signale ausstellen. Schaffen Sie sich bewusst Zeiträume, in denen Sie ungestört arbeiten können.

Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit

Installieren Sie die Eisenhower-App, aber nicht auf Ihrem Smart-Phone, auch wenn es diese App tatsächlich gibt, sondern installieren Sie diesen Mechanismus direkt in Ihrem Denken, in Ihrem Selbstmanagement: Fragen Sie sich eine Zeitlang bei jeder Tätigkeit, ob diese bloß dringend oder wichtig und zielfördernd ist. Meine Coaching-Erfahrung zeigt: Wer dazu neigt, wichtige Dinge aufzuschieben oder durch Zeitfresser unproduktiv zu werden, kann so lernen, wieder zu der eigentlichen Aufgabe zurückzukehren.